5. Project organiseren: taakverdeling

Er wordt een overlegstructuur opgezet met bijvoorbeeld een stuurgroep en werkgroepen. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van het project worden vastgesteld. De stuurgroep bestaat uit (leden van) het managementteam (verantwoordelijken voor de processen) en de kwaliteitsfunctionaris en eventueel een extern adviseur.

De stuurgroep heeft de volgende taken:

  • opstellen plan van aanpak, organisatie en planning (tijd, benodigde capaciteit en begroting);
  • uitwerken kwaliteitsbeleid en doelstellingen in operationele termen (KPI , SMART);
  • bepalen van de structuur van het kwaliteitsmanagementsysteem en de opzet voor procesbeschrijvingen;
  • bewaken van de voortgang van het proces;
  • goedkeuren van de opgestelde procesbeschrijvingen en het laten aanpassen daarvan;
  • selecteren van de certificerende instelling, in het geval de school heeft besloten zich te laten certificeren. 

De werkgroepen zijn samengesteld uit medewerkers uit het betrokken proces. Voorzitter van de werkgroep is een leidinggevende. De werkgroep wordt eventueel ondersteund door de kwaliteitsmanager en/of een extern adviseur. De werkgroep stelt op basis van het stramien van de stuurgroep een concept procesbeschrijving op en toetst dit bij andere medewerkers. De werkgroep past het concept aan na commentaar van de medewerkers of de stuurgroep en begeleidt de invoering van het vastgestelde proces. 

De kwaliteitsfunctionaris; 

  • bewaakt de voortgang van zowel de stuurgroep als de werkgroepen;
  • stemt de verschillende procesbeschrijvingen op elkaar af;
  • organiseert de interne audits;
  • vertaalt de auditresultaten naar voorstellen voor aanpassing van het kwaliteitsmanagementsysteem of van de invoering daarvan;
  • toetst het al dan niet voldoen van de beschrijvingen aan de eisen van de Kwaliteitsnorm Speciaal Onderwijs 2011 (aantoonbaar geregeld);
  • bewaakt de geplande investeringen: tijd en menskracht. 

Wie:

  • Management als opdrachtgever 
  • Directie als opdrachtgever 
  • Directie stelt plan van aanpak en begroting vast 
  • Directie benoemt stuurgroep- en werkgroepleden.